Deze overeenkomst vormt een juridisch bindend contract en regelt het gebruik van en de toegang tot de diensten door de klant, diens agenten en eindgebruikers.
Deze overeenkomst heeft betrekking op de toegang tot en het gebruik van de diensten door de klant en treedt in werking op het moment dat de klant deze overeenkomst accepteert. Voor de toepassing van deze overeenkomst worden de klant en Reponsa afzonderlijk aangeduid als een “partij” en gezamenlijk als de “partijen”. Reponsa is gevestigd te Wognum, Nederland, en bereikbaar via info@reponsa.nl.
1. Toegangsrechten. Reponsa verleent aan de klant, alsmede aan diens gelieerde ondernemingen, dienstverleners en daartoe bevoegde personeelsleden, een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van de diensten, uitsluitend voor interne bedrijfsdoeleinden. De klant draagt volledige verantwoordelijkheid voor het gebruik van de diensten door voornoemde partijen en voor de naleving van de bepalingen uit deze overeenkomst.
2. Updates. Reponsa behoudt zich het recht voor om de diensten van tijd tot tijd te wijzigen, aan te passen of te actualiseren. Indien een dergelijke wijziging leidt tot een wezenlijke vermindering van de algemene functionaliteit van de diensten en Reponsa geen redelijk alternatief heeft aangeboden, is de klant gerechtigd het gebruik van de betreffende diensten te beëindigen.
3. Verplichtingen van de klant. De klant verplicht zich ertoe ervoor zorg te dragen dat het gebruik van de diensten in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving, voorschriften en overige juridische vereisten. De klant zal Reponsa onverwijld informeren indien hij kennisneemt van ongeautoriseerde toegang tot zijn account of tot de diensten. Tevens garandeert de klant dat hij gerechtigd is om de door hem aangeleverde gegevens, waaronder begrepen e-mailgegevens, te verwerken.
4. Verboden gebruik. Het is de klant niet toegestaan, noch zal hij derden toestaan, om de diensten te verhuren, leasen, verkopen, distribueren of anderszins over te dragen, om derden ongeautoriseerde toegang te verlenen, om de diensten te gebruiken voor het ontwikkelen van concurrerende producten of diensten, om reverse-engineering, decompilatie of demontage toe te passen, om prijs- of gebruiksbeperkingen te omzeilen, om de diensten te wijzigen, aan te passen of te manipuleren, om beveiligingsmaatregelen te doorbreken of om op enigerlei wijze de integriteit, beveiliging of prestaties van de diensten te verstoren.
5. Intellectueel eigendom. Behoudens uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Reponsa of voor zover toegestaan onder toepasselijke wetgeving, is het de klant niet toegestaan om de diensten of de inhoud daarvan geheel of gedeeltelijk te kopiëren, distribueren, reproduceren, spiegelen, framen, openbaar te maken, te vertalen, te bewerken of anderszins commercieel te exploiteren. Alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder begrepen rechten op software, technologie en onderliggende systemen, berusten uitsluitend bij Reponsa. De klant behoudt alle rechten met betrekking tot de door hem aangeleverde gegevens.
6. Feedback. Indien de klant feedback, suggesties of aanbevelingen met betrekking tot de diensten verstrekt, is Reponsa gerechtigd om deze zonder enige beperking en zonder enige verplichting tot compensatie of toerekening te gebruiken, te implementeren of anderszins te exploiteren.
7. Schorsing. Reponsa is gerechtigd om de toegang tot de diensten geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beperken indien de klant een risico vormt voor de beveiliging van de diensten, handelt in strijd met toepasselijke wetgeving of indien een dergelijke maatregel noodzakelijk wordt geacht ter voorkoming van materiële schade aan Reponsa of andere klanten. Reponsa zal, voor zover redelijkerwijs mogelijk, de klant voorafgaand aan een dergelijke maatregel informeren.
8. Wederzijdse garanties. Elke partij verklaart en garandeert jegens de andere partij dat zij over de volledige bevoegdheid beschikt om deze overeenkomst aan te gaan en dat zij bij de uitvoering van haar verplichtingen onder deze overeenkomst zal handleen in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving.
9. Aansprakelijkheid. Het gebruik van de diensten geschiedt volledig voor risico van de klant. Reponsa verstrekt geen garanties met betrekking tot de ononderbroken beschikbaarheid, foutloosheid of betrouwbaarheid van de diensten, noch ten aanzien van de juistheid, volledigheid of bruikbaarheid van de resultaten die door middel van de diensten worden verkregen. Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van Reponsa beperkt tot het bedrag dat door de klant is betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval. Geen enkele bepaling in deze overeenkomst strekt ertoe aansprakelijkheid uit te sluiten voor opzet of grove nalatigheid.
10. Uitsluiting van schade. Voor zover toegestaan onder toepasselijke wetgeving, is geen der partijen aansprakelijk voor enige vorm van indirecte schade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot verlies van omzet, verlies van gegevens, bedrijfsonderbreking, verlies van goodwill of andere gevolgschade, ongeacht de juridische grondslag van de vordering.
11. Gegevensverwerking en privacy. De verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA) maakt integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. Reponsa verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en treedt daarbij op als verwerker namens de klant. Persoonsgegevens worden opgeslagen in Supabase en uitsluitend verwerkt binnen de context van de betreffende klant, zonder dat deze gegevens worden gedeeld tussen verschillende klanten. Reponsa maakt geen gebruik van deze gegevens voor het trainen van algemene of gedeelde AI-modellen. Reponsa is gerechtigd om gegevens technisch te verwerken, waaronder begrepen het structureren, segmenteren en optimaliseren van gegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor het functioneren van de diensten en zonder dat de inhoudelijke betekenis van de gegevens wezenlijk wordt gewijzigd. De klant heeft de mogelijkheid om voor specifieke gegevens, waaronder individuele e-mails, aan te geven dat deze niet mogen worden gebruikt voor het genereren van toekomstige conceptantwoorden. In dat geval zal Reponsa deze gegevens niet betrekken bij het genereren van nieuwe output of het optimaliseren van antwoorden binnen de dienst. Reponsa maakt gebruik van subverwerkers, waaronder de OpenAI API en hostingdiensten via Vercel. Voor zover bekend en overeenkomstig de geldende voorwaarden van OpenAI worden via de API verwerkte gegevens niet gebruikt voor het trainen van algemene modellen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het leveren en verbeteren van de diensten binnen de context van de betreffende klant. Reponsa hanteert een functioneel bewaarbeleid, waarbij gegevens worden verwijderd of overschreven zodra deze niet langer relevant zijn voor het genereren van antwoorden of worden vervangen door nieuwere of meer actuele gegevens. Bij beëindiging van de overeenkomst of verwijdering van het account worden alle persoonsgegevens verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.
12. Gebruik van kunstmatige intelligentie. De diensten maken gebruik van kunstmatige intelligentie voor het genereren van conceptuele antwoorden. De klant erkent uitdrukkelijk dat dergelijke output onnauwkeurig, onvolledig of anderszins ongeschikt kan zijn en dat de klant te allen tijde verantwoordelijk blijft voor het controleren, beoordelen en gebruiken van deze output. Door gebruik te maken van de functionaliteit voor het genereren van een conceptantwoord stemt de klant ermee in dat relevante gegevens, waaronder e-mailinhoud, worden verzonden naar externe AI-diensten, waaronder de OpenAI API, met als doel het genereren van een antwoord. De klant is zelf verantwoordelijk voor het bepalen of het gebruik van deze functionaliteit passend is, met name in gevallen waarin sprake is van gevoelige of vertrouwelijke informatie.
13. Beëindiging. Bij beëindiging van de overeenkomst of bij verwijdering van het account wordt de toegang tot de diensten beëindigd en worden de gegevens van de klant verwijderd, behoudens voor zover wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen.
14. Scheidbaarheid. Indien enige bepaling van deze overeenkomst ongeldig, niet-afdwingbaar of anderszins juridisch niet bindend wordt bevonden, zal deze bepaling worden beperkt of aangepast tot het minimum dat noodzakelijk is, terwijl de overige bepalingen volledig van kracht blijven.
15. Aanpassing. Reponsa behoudt zich het recht voor deze overeenkomst van tijd tot tijd te wijzigen. In geval van een dergelijke wijziging zal Reponsa de klant hierover informeren, onder meer door middel van kennisgeving per e-mail of via de diensten. Gewijzigde voorwaarden treden in werking dertig (30) dagen na de datum van kennisgeving. Indien de klant na het verstrijken van deze termijn gebruik blijft maken van de diensten, wordt dit aangemerkt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
16. Overleving. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging of afloop van deze overeenkomst voort te duren, blijven onverminderd van kracht.
17. Toepasselijk recht. Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.