Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Reponsa in het kader van het gebruik van de diensten en treedt in werking op het moment dat de klant gebruik maakt van de diensten. Voor de toepassing van deze privacyverklaring worden de klant en Reponsa afzonderlijk aangeduid als een “partij” en gezamenlijk als de “partijen”. Reponsa is gevestigd te Wognum, Nederland, en bereikbaar via info@reponsa.nl.
1. Verwerkte persoonsgegevens. Reponsa verwerkt persoonsgegevens die door de klant worden aangeleverd in het kader van het gebruik van de diensten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot e-mailinhoud, namen, e-mailadressen en overige persoonsgegevens die in communicatie voorkomen, alsmede gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanmaken en beheren van accounts.
2. Doeleinden van verwerking. Reponsa verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren en verbeteren van de diensten binnen de context van de betreffende klant, waaronder begrepen het genereren van concept e-mailantwoorden, het functioneren van de dienst en het optimaliseren van antwoorden op basis van door de klant aangeleverde gegevens. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor het trainen van algemene of gedeelde AI-modellen en worden niet gedeeld tussen verschillende klanten.
3. Gebruik van kunstmatige intelligentie. Reponsa maakt gebruik van kunstmatige intelligentie voor het genereren van conceptantwoorden. Door gebruik te maken van deze functionaliteit stemt de klant ermee in dat relevante gegevens, waaronder e-mailinhoud, worden verzonden naar externe AI-diensten, waaronder de OpenAI API, met als doel het genereren van een antwoord. De klant is zelf verantwoordelijk voor het beoordelen of het gebruik van deze functionaliteit passend is, met name in gevallen waarin sprake is van gevoelige of vertrouwelijke informatie.
4. Uitsluiting van gegevens. Reponsa biedt de klant de mogelijkheid om voor specifieke gegevens, waaronder individuele e-mails, aan te geven dat deze niet mogen worden gebruikt voor het genereren van toekomstige conceptantwoorden. In dat geval worden deze gegevens niet betrokken bij het genereren van nieuwe output of het optimaliseren van antwoorden binnen de dienst en worden zij uitgesloten van verdere inhoudelijke verwerking binnen de AI-functionaliteit.
5. Rechtsgrond voor verwerking. Reponsa verwerkt persoonsgegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst met de klant en het gerechtvaardigd belang om de diensten te laten functioneren en te verbeteren binnen de context van de betreffende klant.
6. Opslag en bewaartermijn. Persoonsgegevens worden opgeslagen in Supabase en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het leveren en verbeteren van de diensten binnen de context van de betreffende klant. Reponsa hanteert een functioneel bewaarbeleid waarbij gegevens worden verwijderd of overschreven zodra deze niet langer relevant zijn voor het genereren van antwoorden of worden vervangen door nieuwere of meer actuele gegevens. Bij beëindiging van de overeenkomst of verwijdering van het account worden alle persoonsgegevens verwijderd, tenzij een wettelijke bewaartplicht anders voorschrijft.
7. Delen met derden. Reponsa maakt gebruik van derden voor de uitvoering van de diensten, waaronder hosting- en databaseleveranciers zoals Supabase en Vercel en AI-diensten zoals OpenAI. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening. Voor zover bekend en overeenkomstig de voorwaarden van OpenAI worden via de API verwerkte gegevens niet gebruikt for het trainen van algemene modellen.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, worden passende waarborgen getroffen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.
9. Beveiliging. Reponsa treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang, waaronder het gebruik van versleutelde verbindingen en beveiligde toegang tot accounts.
10. Rechten van betrokkenen. Betrokkenen hebben het recht om inzage te verkrijgen in hun persoonsgegevens, deze te laten corrigeren of te laten verwijderen, evenals het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Verzoeken kunnen worden gericht aan info@reponsa.nl.
11. Rol van Reponsa. Reponsa treedt op als verwerker van persoonsgegevens en verwerkt deze uitsluitend in opdracht van de klant. De klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking.
12. Wijzigingen. Reponsa behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. In geval van een dergelijke wijziging zal Reponsa de klant hierover informeren, onder meer door middel van kennisgeving per e-mail of via de diensten. Gewijzigde versies treden in werking dertig (30) dagen na de datum van kennisgeving.